Låneverksamheten gör samlingarna tillgängliga för fler

Det är inte bara på våra sju museer i Stockholm med omnejd som myndighetens samlingar visas, utan våra föremål kan ses i hela Sverige och även på några platser utomlands. Vår myndighet Statens historiska museer bedriver nämligen en omfattande låneverksamhet och i dagsläget är fler än 20 000 föremål ur samlingarna utlånade.

Bland låntagarna finns bland annat statliga och regionala museer, universitet och högskolor samt svenska kyrkans församlingar och andra religiösa samfund som är verksamma i Sverige. Till det kommer internationella låntagare, framför allt museer. Det är därför stor chans att ett museum eller en kyrka nära dig visar föremål ur våra samlingar.

Varje år diarieförs ett stort antal låneförfrågningar hos vår registratur. Hur går det då till bakom kulisserna när en låneförfrågan behandlas? När en förfrågan inkommit så stämplas den in och får ett diarienummer och skickas sedan vidare till chefen för samlingsavdelningen som avgör vilken av avdelningens enheter som skall ansvara för lånet och en handläggare där utses. Denne tar sedan kontakt med låntagaren, som får ta del av och godkänna de allmänna lånevillkoren, samt fylla i och underteckna blanketter som rör säkerhet och verksamhet. Här finns bland annat frågor om klimatet och säkerheten i den tänkta utställningslokalen och hur det inlånade föremålet är tänkt att exponeras, samt hur länge man tänkt sig att låna detta. Låneförfrågan, de ifyllda blanketterna samt bedömningar av föremålets förutsättningar för att kunna lånas ut är det som utgör underlag för ett beslut om utlån. Om en låneansökan godkänns skrivs sedan ett låneavtal mellan parterna.

Inför utlånet ser en konservator över föremålet och en tillståndsbedömning samt fotodokumentation görs innan föremålet packas för avfärd. Packningen är helt och hållet avhängig föremålens behov och anpassas efter dessa. Ibland räcker det med en mjukpackning med bubbelplast, medan det för andra föremål krävs specialbyggda lådor med formskuren inredning. En del föremål är också för stora och tunga för att kunna lyftas ned i en låda och då får man hitta en lösning specifikt för detta. Inget lån är det andra likt.

En eller flera medarbetare från avdelningen följer med föremålet på resan som kurir och är den som sedan packar upp, avsynar och installerar föremålet i den utställning där det skall visas. Transporten sker med auktoriserad konsttransport.

 

När låneperioden är över hämtas föremålen hem igen. En eller flera medarbetare från samlingsavdelningen avsynar föremålen tillsammans med låntagaren för att se att inga förändringar har skett under utställningstiden. Sedan packas föremålen för hemfärd. Väl hemma packas föremålen upp, tillståndsbedöms och återplaceras sedan i magasin eller utställning. Alla steg registreras i föremålsförvaltningssystemet för historik, spårbarhet och som stöd för framtida handläggningsprocesser.

Om ett lån löper över flera år så utförs en besiktning under låneperioden för att se att föremålet mår bra och att allt är i sin ordning bland annat vad gäller klimat. Besiktningar görs också ifall den lånande institutionen vill förlänga lånet efter utgångstidens slut.

Låneverksamheten är en av hörnstenarna i myndighetens verksamhet och gör det möjligt att visa upp våra fantastiska föremål över hela landet och även utomlands. På detta sätt görs samlingarna tillgängliga för fler än enbart för dem som besöker våra museer. I nästa samlingsblogg kommer du att få följa ett föremål ut i världen!

/ Pia Bengtsson Melin, 1:e antikvarie