När Sveriges museum om Förintelsen inrättades utökade vi vårt samlingsförvaltningssystem med en arkivkatalog. Nu tillgängliggör vi den som en ny typ av objekt på Sök i samlingarna.
Statens historiska museer (SHM) förvaltar sammantaget en av norra Europas största kulturhistoriska samlingar. Både föremålen och samlingarna är några av Sveriges äldsta. Men vi har också en av landets yngsta samling med föremål, berättelser och arkivhandlingar från vår samtid.
Sveriges museum om Förintelsens samlingar
SMF-insamlingsturné, Malmö. Dokument på Ungerska. Foto Jens Mohr
Insamlingen påbörjades under 2021 av Forum för levande historia och när museet formellt inrättades som en del av SHM överfördes samlingen till det nyöppnade museet. Allt färre överlevande och ögonvittnen finns kvar för att berätta om Förintelsen. Att fortsätta berätta om deras erfarenheter och fortsatt samla och dokumentera vittnesmål och historier som hittills varit okända är museets främsta uppdrag. Detta görs genom gåvor av föremål, dokument och fotografier och genom etnologiska fältundersökningar som kan fångas med skrift, ljud eller film. Läs mer om museets samlingar på museets hemsida: Samlingar – Sveriges museum om Förintelsen
Arkivkatalogen
I slutet av 2022 utökade SHM sitt samlingsförvaltningssystem, Axiell Collections, med en ny arkivkatalog. Med hjälp av den är vi bättre rustade att registrera, dokumentera och hantera en samling med flera olika typer av objekt och, för myndigheten, nya insamlingsmetoder. Axiells Collections arkivkatalog är baserad på arkivstandarden ISAD, vilket ger goda förutsättningar för att förteckna och registrera de arkivmaterial som förvärvas till samlingarna. Sveriges museum om Förintelsen (SMF) har även bildat ett eget forskningsarkiv där de etnologiska fältundersökningar och intervjuer som SHM själva utför införlivas.
Att utveckla metoder och rutiner för en ny museisamling och ett nytt arkiv, med en insamling som redan är påbörjad, och samtidigt harmonisera dessa med hanteringen av myndighetens övriga samlingarna har varit en utmaning.
Det finns exempel på befintliga arkiv i de andra museisamlingar. Antingen har de inte förtecknats i ett digitalt system eller så har de enligt tradition hanteras inom samma katalogssystem som föremålen. Hallwylska museets samling har sedan upprättande ordnats i olika föremålsgrupper, enligt ämneskategorier, där grupp 64 motsvarar hushållets och familjeföretagets arkiv. Variationerna inom myndighetens samlingar är alltså stor. För SMFs del har vi har landat i att föra en förvärvsserie som är gemensam för föremål och arkiv och att de olika objektstyperna sedan registreras katalogerna som antingen följer standarder för föremål eller för arkiv. Redan vid uppstarten av insamlandet visade det sig nämligen att gåvorna ofta innehåller både föremål, foton och dokument. Förvärvsnummer och givarna är därmed viktiga data som knyter samman en hel kontext. Här är en konceptskiss som vi använt som diskussionsunderlag under arbetet.
Arkivkatalogen på Sök i samlingarna
Sedan 2022 har vi bestämt hur vi bedömer om något ska registreras som föremål eller som arkiv, hur vi registrerar och digitiserar arkivhandlingar och fotografier. Vi har ordnat och förtecknat ett 30-tal arkiv (fler återstår!). Under tiden har även Skokloster slott förvärvat ett personarkiv som vi ännu ordnar. Vi utforskar och utvecklar metoder för fältundersökningar och blir bättre på att hantera audiovisuellt material. Det senaste halvåret har vi samarbetat med webbyrån Bazooka för att tillgängliggöra arkivkatalogen publikt.
Ni som läser den här bloggen vet sedan tidigare att vi styr över utvecklingen av Sök i samlingarna och det ger oss möjligheten att anpassa både vilken data vi vill publicera och hur. Det är nästan ett måste med tanke på hur olika våra samlingar är och hur olika behov våra användare har. Vår ambition är att den nya arkivkatalogen ska harmonisera med Sök i samlingarnas befintliga typer. Som användare ska man känna igen sig oavsett om man söker bland föremål, förvärv, arkeologiska kontexter eller i arkiv. Arkivkatalogen ska alltså inte upplevas som en helt egen tjänst. Vi har också valt att synka rubriker med de rubriker som används i föremålskatalogen så att man som användare lätt ska förstå att viss data är av samma typ, fastän att den figurerar i olika kataloger. Exempel på en sån harmonisering är att vi har valt att använda fältrubriken Museum där man som arkivanvändare vanligtvis kanske hade förväntat sig rubriken ”Förvarande institution”. Vi har också valt att skruva på några rubriker i Föremålskatalogen så att de passar bra både för föremål och för arkiv.
Att söka i arkivkatalogen
Man når Arkivkatalogen genom att göra en sökning med förvalet Arkiv, som man först väljer i droplistan bredvid sökfältet. För att förfina en sökning har vi tagit fram ett flertal filter till hjälp. Bland annat ett filter för Arkivnivå, för den som bara vill få träff på arkiv eller på objekt. När man öppnar en post indikerar en ikon vilken typ av objekt posten representerar. Arkiv illustreras av en arkivbox.
Vi publicerar både arkiv, serier, volymer och enskilda arkivobjekt. Samtliga poster och all metadata tillgängliggörs fritt, men viss media och vissa personuppgifter kan vara dolda för publicering då de kan begränsas av upphovsrätt, eller annan lagstiftning och andra förbehåll. Alla poster på Sök i samlingarna publiceras med persistenta identifierare, vilket innebär att de är beständiga och länkbara. Detta gäller även för Arkivkatalogen. På så viss säkerställer vi att arkivsamlingarna kan länkas samman semantiskt med andras samlingar och auktoriteter. Läs gärna mer om hur SHM arbetar med öppen länkad data i blogginläggen som handlar om FoU-projektet Användbara auktoriteter här.
Arkivposter och hierarkin
Postens titel visas överst, vilket kan vara ett namn på ett arkiv, en serie eller en titel som beskriver ett arkivobjekt. Därefter redovisas vilken arkivnivå posten representerar. Bredvid arkivnivån finns en funktion som visar arkivhierarkin, arkivets struktur, som fälls fram först när man klickar på ”Visa hierarki”. I hierarkin visas posten man har öppnat med fetstil. Om den har relaterade poster under sig visas även dessa, samt de poster som är registrerade på samma nivå och den översta nivån. Allra högst upp i hierarkin visas arkivets namn. Genom att klicka på pilarna närmast nivåikonerna kan man antingen veckla ut eller fälla ihop hierarkin. Klickar man på en titel i hierarkin kommer man till den posten och hierarkin stängs så man kan läsa postens innehåll.
Under rubriken Arkivnivå följer fält för data som Tillhörande arkiv, (förvarande) Museum, Storlek, Datering, Arkivbildare/Tillverkare, Arkivhistorik m.m. Det finns också länkar till de delar i hierarkin som är närmast posten ovanför och under. Man det går alltså röra sig uppåt eller neråt i hierarkin utan att öppna själva hierarkivisaren.
Samsökning med föremål
Eftersom SHM’s föremålssamlingar i allmänhet, och SMF’s samlingar i synnerhet, innehåller både föremål och handlingar vill vi underlätta sökningar på objektsnivå. Vi har därför gjort det möjligt att söka på både föremål och arkivobjekt i sökfunktionen för föremål. På så sätt kan man söka på benämningar som brev, dagbok eller fotografi utan att på förhand känna till om de tillhör en arkivsamling, har förvärvats som ett enstaka föremål, eller om de t.ex. ingår i Hallwylska museets föremålsgrupp ”64. LXIV Arkiv”. När man öppnar en post från träfflistan visar ikonen och etikettet om posten representerar ett föremål eller ett arkivobjekt. I föremålsökningens träfflistan kan man även dra nytta av visningsfunktionen Rutnätslista, lista och export i csv. Ett gemensamt sök för arkivobjekt och föremål möjliggör också att förvärvsposternas länkar till föremål nu även innehåller länkar till arkivobjekten (alltså den längsta nivån i hierarkistrukturen).
Vad vill vi göra framöver?
För att förbättra möjligheterna att söka i arkivmaterialet ytterligare är nästa steg att utveckla Förvärvsposter så att även de visar länkar till arkivposter som representerar de övriga arkivnivåerna i hierarkin. Samlingsarkiven består främst av person- och familjearkiv och innehåller mycket biografisk information. Därför vill vi även utöka personposter med flera fält och möjligheten att söka på personer och namn med flera filter. Vidare vill vi utveckla mediavisaren så att den kan spela upp audiovisuella filer och på så sätt tillfullo tillgängliggöra vittnesmål och berättelser från SMF’s forskningsarkiv.
Under 2025 kommer vi inom den stora nationella forskningsinfrastrukturen för arkeologisk data, Swedigarch, att påbörja en förstudie för att göra datan på Sök i samlingarna maskinläsbar. Det kommer bland annat göra informationen tillgänglig för storskaliga maskinella bearbetningar. Den satsning är inte bara viktig för att underlätta bearbetning av arkeologisk data utan kommer också ge oss förutsättningar för att kunna leverera och länka samma vår arkivinformation med andra forskningsinfrastrukturer så som European Holocaust Research Infrastructure (EHRI). I dagsläget har vi publicerat information om vår arkivinstitution på EHRI’s- arkivportal och har en ambition att även leverera den data som nu blir publicerad på Sök i Samlingarna, både arkivförteckningar, arkivobjekt och auktoriteter och termer. Här kan man läsa mer om hur EHRI arbetar internationellt med att semantiskt länka samman minnet om Förintelsen. Testa gärna också hur man kan bearbeta information från EHRI-portalen som länkad öppen data i EHRI’s Knowledge Graph.
Vi som har arbetat med implementeringen och konfigurationen av Arkivkatalogen i Axiell Collections, tagit fram rutiner för registrering av arkiv, och utvecklat arkivdelen i Sök i samlingarna är framför allt jag (Sandra Åberg), Anna Tiberg Knutas, Eva Vedin, Jonas Häggblom, Alice Lundström, Klara Gustafsson samt webbyrån Bazooka.
I den pågående metodutvecklingen av samtidsdokumentation och etnologiska fältundersökningar deltar också Diana Chafik, Elin Thomasson, Yael Fried, Erik Lernestål, Rikard Nordström, Katarina Nimmervoll och Fredrik Andersson.
Som vanligt vill vi gärna ha feedback och idéer till följande adress:
digitalcollections@shm.se
Frågor om SMF’s arkiv eller kontakt med arkivare ställs via:
samlingar@museumforintelsen.se
Sök i samlingarna hittar ni här
Launch of Collection Archives on “Search in the Collections”
Brief summary in English, generated by AI
- Background: The Swedish History Museum (SHM) has expanded its collection management system to include an archive catalog, now available on “Search in the Collections.”
- Purpose: This initiative aims to document and manage a diverse range of objects and new collection methods, particularly for the Swedish Holocaust Museum.
- Features: The archive catalog is based on the ISAD standard, facilitating the registration and documentation of archival materials. It includes both objects and archives, allowing for a unified acquisition series.
- User Experience: The catalog is designed to harmonize with existing types in “Search in the Collections,” ensuring a consistent user experience. Users can search for both objects and archival materials using various filters.
- Future Plans: SHM plans to enhance the search capabilities and develop methods for handling audiovisual materials and making the information more accessible for large-scale machine processing.
