Information om hur du kan ta del av allmänna handlingar från Statens historiska museer (SHM).
Offentlighetsprincipen
Alla har rätt att ta del av allmänna handlingar, som exempelvis beslut och rapporter som upprättats vid myndigheten och handlingar som kommit in till SHM inom ramen för ärendehanteringen. Vissa uppgifter i handlingarna kan dock vara skyddade av sekretess. Det görs därför en sekretessprövning innan en handling lämnas ut i varje enskilt fall.
Allmän handling
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen dit eller upprättad där. Handlingen kan vara ett brev, protokoll, beslut med mera men det kan också handla om till exempel e-post, video- eller bandupptagningar.
Sekretess
Uppgifter i allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) innehåller bestämmelser om när uppgifter kan skyddas av sekretess. Det innebär att myndigheterna, med stöd av denna lag, avgör vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Skickar du ett brev till oss och skriver ”hemligt” eller ”konfidentiellt” på brevet blir uppgifterna i brevet ändå inte belagda med sekretess om inte offentlighets- och sekretesslagen medger det.
Ta del av allmänna handlingar
När någon begär att få ta del av en allmän handling ska utlämnandet prövas skyndsamt av myndigheten. Den tjänsteman som arbetar med handlingen behöver inte lämna ifrån sig handlingen med detsamma, men inga onödiga dröjsmål får förekomma. Om det dröjer innan vi lämnar ut en allmän handling kan det bero på att vi måste pröva om uppgifterna i handlingen är sekretessbelagda enligt någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen.
Du har rätt att kostnadsfritt ta del av allmänna handlingar i myndighetens lokaler, förutsatt att handlingarna inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. SHM är dock inte skyldig att tillhandahålla handlingar i myndighetens lokaler om det skulle möta betydande hinder.
Offentlighetsprincipen ger endast rätt till kopior av allmänna handlingar i pappersform. Som en serviceåtgärd är det dock möjligt för myndigheter att lämna ut handlingar via e-post om det framstår som lämpligt.
Kontakta registrator för allmän handling
Mejla registrator för att begära ut allmän handling: registrator@shm.se.
Avgift för kopior
Den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få kopia av handlingen om den kan lämnas ut. SHM följer avgiftsförordningen (1992:191) och tar ut en avgift för kopior av allmänna handlingar.
Vanligtvis faktureras avgiften i samband med utlämnandet. För fakturering behöver SHM uppgifter i form av namn och faktureringsadress eller motsvarande. En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut.
Papperskopia
En avgift tas ut för beställningar som omfattar tio sidor eller mer. Avgiften är 50 kronor för den tionde sidan och två kronor för varje sida därutöver. Eventuell kostnad för porto tillkommer.
Elektroniska handlingar
SHM får, om det kan anses lämpligt, lämna ut en allmän handling i elektronisk form till exempel genom e-post.
Avgift tas då ut enligt följande:
- Handlingar som finns lagrade elektroniskt: Många handlingar finns lagrade elektroniskt och enstaka sådana kan e-postas kostnadsfritt. En avgift tas ut om beställningen omfattar tio handlingar eller mer. Avgiften är 50 kronor för den tionde handlingen och två kronor för varje handling därutöver.
- Handlingar som inte finns lagrade elektroniskt: För handlingar som måste skannas in tas en avgift ut om beställningen omfattar tio sidor eller mer. De första nio sidorna är alltså gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver två kronor.
Anonymitet
En myndighet får, enligt det så kallade anonymitetsskyddet, inte efterforska vem som begär att få del av allmänna handlingar eller vilket syfte du har med din begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut. Om du däremot röjer din identitet i din begäran, till exempel i e-posten är du inte längre anonym. Du bör vara medveten om att elektronisk kontakt med myndigheten kan lämna spår i våra elektroniska system och att spåren i sig kan utgöra allmänna handlingar. Vid fakturering avseende avgift för kopior av allmänna handlingar är det inte heller möjligt att vara anonym.
Om du vill vara anonym när du begär att få ta del av allmänna handlingar rekommenderar vi att du kontaktar SHM per telefon eller besöker vår reception utan att ange namn- eller kontaktuppgifter.
Kontaktuppgifter SHM
Besöksadress
Statens historiska museer
Storgatan 41
114 55 Stockholm
Myndighetsväxel
+46(0)8-519 556 00
