GRLXIV?

Vad är Gr LXIV, får jag ofta höra. Grupp 64, naturligtvis. Alla som någon gång har arbetat på Hallwylska museet har det i ryggmärgen.

Wilhelmina von Hallwyl beslöt att varje föremålssamling i museet skulle dokumenteras i olika grupper med romersk numrering. Grupp I är huset på Hamngatan 4, grupp II är kontorets inventarier, grupp III kökets och vinkällarens inventarier och så vidare. Allt i huset är dokumenterat med ord och bild. Sammanlagt är det 67 grupper beskrivna i 78 foliovolymer.

Gr LXIV är en heterogen grupp. Det är det samlade Hallwylska arkivet: makarna von Hallwyls privatarkiv, företagsarkivet, arkivet för Hamngatan 4 samt arkivet som rör Schloss Hallwil i Schweiz. Små och stora, lösa och inbundna, handskrivna och tryckta dokument.

Tanken är att alla dessa dokument ska finnas tillgängliga digitalt i framtiden. Fördelarna med en total digitalisering är uppenbara. Tänk, till exempel, om vi skulle kunna länka alla brev från privatpersoner till befintliga arkivposter i stadsarkiv och i Riksarkivet? Tänk om vi kunde få en överblick över alla ekonomiska transaktioner som skedde i hushållet och företaget, vilka ekonomiska medel som faktiskt fanns, istället för att diffust tala om ”en av landets rikaste familjer”. Vi vet sedan tidigare att varje inblick i arkivhandlingarna ger oss information som ökar vår förståelse av tiden och personerna.

Klurigheten ligger bara i att vi inte riktigt vet hur många dokument det handlar om och – följaktligen – inte hur lång tid det kommer ta att digitalisera allt. Med vi har en kompetent projektgrupp med en konservator samt flera intendenter. Men faktiskt bara en enda person som skannar materialet… Han har tagit drygt 20 000 bilder under loppet av tre år. Vem är han? Jo, Azad. Vad och hur gör han? Här berättar han själv:

Jag digitiserar 200 till 500 sidor per dag. Nästan 95 procent av materialet skannas och 5 procent fotograferas.
Det mesta är inbundet i pärmar och därför kan man inte öppna dem 180 grader. För att lösa problemet använder vi en V mode Skanner (Bookeye 4) med en V form glasskiva. En speciell skanner med bra kvalitet. Materialet är omkring 100 år gammalt eller mer, därför är det mycket ömtåligt. Det betyder att digitisering av en sida tar mer tid än en normal sida. Alla föremål har olika storlek och måste ha vitt paper som bakgrund. Man måste akta så att man inte skadar materialet också.
Andra steget av jobbet är katalogisering. Alla föremål som digitiserats måste arkiveras och ha en digital sida där man beskriver material, egenskaper och historia. De ska numreras logiskt och ha koppling till det fysiska materialet. Ett litet fel skickar ett material till fel plats, därför kontrollerar vi två eller tre gånger en digitiserad bild mot det fysiska materialet. Svåraste delen i katalogiseringen är att hitta ägaren till materialet. Namnet finns men det räcker inte. Man måste hitta rätt person i databasen eller skapa en ny post till en person med rätt information.
Vi arkiverar filerna enligt ISO-standarden PDF/A som lämpar sig för arkivering och långtidslagring av elektroniska dokument.

/Azad Karimi